Alle advocatenkantoren hebben te maken met bestandssystemen, waarin veel papieren en kopieën samenkomen. Veel van onze klanten hebben ons verteld dat ze eerst hun klantenzaken willen afronden, voordat ze alle documenten uploaden in een centrale database in de Cloud.

RetSoft heeft dit mogelijk gemaakt. Je kunt jouw documenten in je eigen bruine papieren bestand verzamelen en later allerlei soorten documenten scannen, zoals certificaten, facturen, communicatie via jouw multifunctionele printer naar RetSoft. Via divider-slides herkent RetSoft de verschillende bestanden en sorteert jouw documenten automatisch in de juiste mappen. In combinatie met de voor gedefinieerde mappenstructuur van RetSoft die beschikbaar is op aanvraag, heb je in één beweging voor elke klant alle facturen gegroepeerd in de map ‘facturen’, alle communicatie in je map ‘communicatie’ enzovoort.

Ben je meer het type persoon dat bestanden direct in je archiveringssysteem wil brengen? De integratie met Microsoft Office biedt jou deze mogelijkheid om snel te structureren. Er is een RetSoft knop in Microsoft Outlook, Word en Excel en door erop te klikken kan je direct versies van certificaten opslaan in de juiste map van uw RetSoft .

Aan u de keuze. Geen gedoe.

RetSoft voldoet aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming. RetSoft kan elke activiteit in jouw bestanden en mappen traceren. Dus, wanneer, wie en wat. Alles wat er met bestanden is gebeurd, wordt vastgelegd en kan worden teruggevonden. Voor veel bedrijven een garantie dat ze klaar zijn voor de toekomst.

Voordelen van RetSoft DMS

• Een enkele database voor alle soorten bestanden: gescande documenten, Word, Excel, PDF, CAD en alle andere; bestandsformatenformaten.
• Gemakkelijke toegang tot informatie en krachtige zoekintelligentie om informatie op te halen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten in het werk;
• Een efficiënte digitale samenwerking met jouw klanten en (samenwerkings-)partners;
• Eenvoudige archivering van e-mailcommunicatie met klanten;
• Met één muisklik kan je e-mails verzenden vanuit RetSoft via Outlook of Mozilla Thunderbird;
• Met RetSoft kun je autorisatieniveaus instellen en beslissen welk bestand of welke map individuele werknemers, klanten en partners wel of niet kunnen bekijken of opslaan;
• Met onze WEB API en plugins kunnen we RetSoft koppelen met andere applicaties die je in gebruik hebt.